Cómo Microsoft Teams ayuda al departamento de Marketing de Inova Solutions a destacar en los periodos de máxima actividad

17 de mayo de 2021 | 5 minutos de lectura

• Cómo nuestro departamento de Marketing aprovecha Microsoft Teams para sobresalir en los momentos  de máxima actividad

• Inova Solutions participa anualmente en el concurso Premios Microsoft Partner of the Year

Lunes por la mañana, 8:00 AM, 19 de abril de 2021

El departamento de Marketing de Inova Solutions se está centra en su próxima fecha límite: la presentación de las nominaciones a los Premios Microsoft Partner of the Year (POTY). Este proyecto anual requiere la participación de todo el equipo de Inova Solutions, y con el bloqueo actual en Curazao, donde se encuentra el departamento de Marketing, el equipo está trabajando desde casa. Afortunadamente, Microsoft Teams tiene las herramientas necesarias para ayudar a Inova Solutions a completar con éxito este proyecto.

El departamento de Marketing es responsable de las actividades y el presupuesto cada país donde opera Inova Solutions. Para la presentación del POTY, el equipo espera escribir 10 casos de estudio con la ayuda de sus colegas y presentarlos en varias categorías con la esperanza de llevarse los premios a casa.

La gerente Adriana Wong puso en marcha los motores del POTY en Inova Solutions a principios de marzo, al anunciar la fecha límite de presentación en Yammer, una red social interna integrada en Microsoft Teams.

Posteriormente, Adriana coordinó las nominaciones de los casos de estudio. Durante una reunión de Microsoft Teams con cada Gerente de País, ella discutió los requisitos para poder presentar las nominaciones en las diferentes categorías con la ayuda de la pantalla compartida, mientras que la responsable de marketing digital Marcy van Ooijen utilizó la pestaña integrada de OneNote para tomar notas de las sugerencias de los Gerentes de pais.

Un canal para la comunicación y la colaboración óptimas

Cuando Inova Solutions comenzó a participar en los premios POTY hace varios años, el equipo de Marketing creó un equipo de "Premios POTY" dentro de Microsoft Teams, y creó un subcanal para cada año. El equipo podía comunicarse fácilmente con otros miembros del equipo que trabajaban en el proyecto POTY. Las notas de la reunión, la planificación, los estudios de casos y las presentaciones se almacenan en el subcanal según cada año. Esto permite a cada miembro acceder fácilmente a los documentos de años anteriores como referencia, así como acceder, editar y cargar cualquier contenido necesario para las presentaciones actuales. Los miembros también pueden publicar actualizaciones en el canal, compartir archivos y etiquetar a otros miembros si quieren compartir algo con ellos.

Gracias a esta configuración, el departamento de marketing puede monitorear fácilmente el progreso de los estudios de casos necesarios para la presentación y comunicar cualquier actualización relevante para las presentaciones del POTY.

Martes, 3:00 PM, 23 de abril

No importa que tan preparado esté un equipo, siempre deben esperar lo inesperado. El equipo de marketing ha descubierto que una nominación mencionada durante las conversaciones anteriores con los Gerentes de país, ¡puede dividirse en dos casos de estudio! Esto significa que Marcy, afortunadamente tiene experiencia en la redacción de textos publicitarios, escribirá un undécimo estudio de caso. A pesar de lo emocionante que es esto, supone una presión adicional en el apretado calendario que Adriana y Marcy estaban manteniendo para cumplir el plazo límite de presentación.   

Pero gracias a las conversaciones rápidas con los miembros relevantes del equipo en el chat de Microsoft Teams, el dúo de marketing puede recopilar la información necesaria y los materiales de apoyo para hacer un estudio de caso sólido.

Durante el resto de la semana, Adriana y Marcy revisan, vuelven a revisar y triplican los borradores del estudio de caso. Algunos estaban escritos por miembros del equipo, pero la mayoría están escritos por el equipo de marketing. Gracias a las prácticas funciones del paquete de Microsoft Office, Adriana puede ver fácilmente los cambios que Marcy realiza en los documentos, y viceversa. Además, pueden colaborar simultáneamente en un estudio de caso, lo que les permite ser creativas juntas.

Cuando Adriana o Marcy tienen preguntas sobre algo escrito en uno de los estudios de caso, pueden hacer una llamada rápida entre ellas o con uno de sus colegas en Curazao, Jamaica, Puerto Rico o Ecuador para obtener más detalles sobre los estudios de caso.

Viernes, 11:00 AM, 23 de abril

Todos los casos de estudio, excepto uno, han sido escritos y están siendo introducidos en la herramienta de presentación en línea del POTY de Microsoft.  Durante una llamada de Teams con Adriana, Marcy comparte su pantalla y juntas revisan las nominaciones, comprobando si cada nominación se ha ingresado en la categoría correcta, si toda la información se ha ingresado correctamente y si se han añadido todos los documentos de respaldo y las referencias de los clientes. A continuación, presentan oficialmente todos los borradores.

Mientras tanto, el plazo de presentación de las nominaciones se adelanta al 26 de abril, lo que permite a Marcy disponer de más tiempo para escribir ese último estudio de caso. Resulta ser una de las mejores historias de este año, sobre un tema que está cerca del corazón de Inova Solutions: ayudar a las comunidades a través de la tecnología.

Lunes, 9:00 AM, 26 de abril

Adriana y Marcy presentan la última de las nominaciones en varias categorías para los Premios POTY, con tiempo de sobra.

Lunes, 6:00 PM, 26 de abril

Marcy escribe una publicación final en Yammer, compartiendo todas las nominaciones y agradece a todos los miembros del equipo por su tiempo y dedicación.

Completar este proyecto con tanto éxito fue sin duda gracias a la dedicación del equipo de Inova Solutions. Pero una herramienta esencial durante el proceso fue Microsoft Teams.

Más tarde, al reflexionar sobre la semana, el equipo de marketing se dio cuenta de que, sin la plataforma, no podrían haber estado en contacto constante con los miembros de su equipo y mantenerse al tanto del progreso del proyecto. Si no tuvieran la capacidad de colaborar en los documentos, posiblemente habrían hecho un trabajo redundante. Poder hacer llamadas y chats rápidos hizo que el proceso de redactar y presentar un estudio de caso fuera mucho más rápido. Y no olvidemos el canal de POTY Awards 2021 Teams, donde se almacenaban todos los documentos, eliminando el riesgo de que alguien perdiera o extravié un documento.

El uso de Microsoft Teams disminuye el riesgo de falta de comunicación y permite a los equipos colaborar y ser más productivos. Para el dúo de Marketing de Inova Solutions, Microsoft Teams es una parte integral de la realización de sus tareas diarias (aunque se comunican principalmente a través de GIFs en el chat de Teams).

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Sobre Inova Solutions

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