Inova Solutions creó con éxito un sistema de seguimiento para los pedidos de los clientes de Aglomerados Cotopaxi gracias al uso de tecnologías Microsoft, lo que ayudó a la empresa a brindar un mejor servicio a sus clientes. Al brindar información precisa y en tiempo real sobre los pedidos, la empresa experimentó un aumento en las ventas y un crecimiento en su base de clientes.
En el mundo de hoy, el acceso a información esencial no es solo una necesidad, es algo que esperamos obtener al alcance de nuestras manos; ya no estamos dispuestos a esperar, pues, al fin de cuentas, la información está a un clic de distancia.
Un gesto, una palabra escrita y sale el resultado que esperábamos. Aunque desconocemos los procesos detrás de la construcción de dichos portales llenos de información, exigimos que la información esté lista para nosotros. Esto es una gran verdad, y más aún cuando ordenamos artículos; hacer un pedido, ya sea que lo hagamos en línea o no, produce una reacción automática en la mente de todos: inmediatamente queremos saber cuándo llegará nuestro pedido, ya sea pizza, ropa, una computadora o algo más complejo, simplemente nos dirigimos a la aplicación de seguimiento, sitio web de seguimiento o cualquier cosa por el estilo y si no está disponible, llamamos a la línea de atención al cliente, solo para saciar esa ansiedad generada por la espera.
Ahora, una de las empresas con mayores ventas en aglomerados en la región, con establecimiento a nivel nacional e internacional y con proyectos de reforestación muy significativos para el medioambiente; cuenta con una Certificación FSC® (Forest Stewardship Council®) que verifica el manejo correcto de bosques y plantaciones para que cumplan con estrictos estándares internacionales de Manejo Forestal responsable, basados en criterios sociales, ambientales y económicos. Aunque al principio era un proveedor local, esta empresa se ha convertido en un revendedor internacional, a través de una empresa afiliada. Hoy en día, los tableros de madera producidos en Ecuador se exportan a varios países, y en particular a Estados Unidos.
Perdidos en la Transición
Si bien el lado de producción y ventas del negocio se ha automatizado progresivamente en respuesta al incremento en la oferta por la exportación, este no fue el caso de la trazabilidad o, dicho de otra manera, del rastreo de todos los procesos en cada pedido. Básicamente, los clientes que hacían un pedido no tenían idea de dónde estarían sus productos en un momento dado del proceso de envío. En esencia, esto significaba que no había información disponible y, si la hubiera, probablemente estaría desactualizada o se transmitiría incorrectamente a los clientes extranjeros y a esto se le suman otros problemas como: la barrera del idioma, las líneas de comunicación deficientes y la presión sobre quienes tienen que proporcionar información a los clientes exasperados, se obtiene una receta para el fracaso. Luego vino 2020 y con eso, la pandemia. La situación se complicó más, porque durante meses el personal no estaba en la oficina para atender las consultas de los clientes. La gerencia comenzó a ponerse nerviosa, pues los clientes empezaron a desviar sus pedidos a otros proveedores que pudieran brindarles una información mejor y más inmediata, a un costo similar.
Fernando Girón, Analista de Aplicaciones de TI de esta empresa ya había visto el cambio en la productividad que obtuvieron con Microsoft 365. Fue testigo de primera mano de lo bien que funcionó con la ayuda de Inova Solutions, por entonces su proveedor preferido de tecnologías relacionadas con Microsoft. Fernando y sus colegas trabajaron codo a codo con el personal técnico de Inova Solutions para la implementación de la solución, y luego con nuestros propios Microsoft Certified Trainers para brindar capacitación sobre el uso de Microsoft Office 365. “Inova Solutions debe tener la solución a este problema”, pensó Fernando, por lo que contactó a Enrique Cruz, un integrante de la selección de Ecuador que los había ayudado en el pasado.
Fernando recordó que Enrique habló anteriormente sobre la integración de soluciones centradas en el cliente en SharePoint, y en ese momento también sobre los beneficios de Power Apps y Power Automate. Quizás Enrique y el equipo de Inova Solutions podrían ayudar.
Un socio para la mejor solución
Las partes organizaron una reunión en Microsoft Teams y revisaron las diferentes opciones disponibles para resolver el problema. Los técnicos lo hicieron sonar tan simple que Fernando se preguntó si sería así de fácil resolverlo. Hablaron sobre SharePoint, SharePoint Designer, Microsoft Power Apps y Power Automate. Se podría crear una solución utilizando las mismas herramientas que ya tenían. Cuando Inova Solutions presentó una propuesta utilizando tecnologías de Microsoft, con un costo tan bajo que la gerencia pensó que era un error, todos aceptaron darle una oportunidad. Después de todo, Inova Solutions ya los había ayudado en el pasado y se convirtió en un socio de confianza.
Y funcionó. En tres meses, esta empresa y su entidad afiliada tenían un portal para que el cliente pueda acceder para obtener información sobre sus pedidos en tránsito, con todos los detalles pertinentes y, lo más importante, información de estado casi en tiempo real. Ya sea que se esté preparando un pedido, listo para enviar, en tránsito o en la aduana, las actualizaciones inmediatas están ahora a disposición del usuario. No más clientes descontentos. No más llamadas desatendidas, ni dar información incorrecta y desactualizada. Con un clic del ratón, la información en tiempo real finalmente está a disposición de los interesados.
'Sin Palabras'
“No hay palabras para describir cómo esta solución impactó nuestra operación”, dice Fernando. “El aumento de las ventas, un aumento en la satisfacción del cliente y la capacidad de hacer que nuestro personal realice otras tareas, en lugar de proporcionar información que a veces ni siquiera tenían a mano, han impresionado a nuestra empresa de una manera tremendamente positiva. Nuestra base de clientes está aumentando al mismo tiempo, debido a que podemos proporcionar información precisa y oportuna, los clientes existentes están aumentando sus pedidos porque saben cuándo recibirán sus productos y, por lo tanto, tienen la capacidad de pronosticar adecuadamente el consumo y las ventas. Nuestro propio personal también está en un lugar mejor. No hay necesidad de tener a nuestra gente en la oficina. Pueden trabajar de forma remota; con la seguridad que brindan sus propios hogares y, al mismo tiempo, brindan un mejor servicio a los clientes. Imagínate cuánto ha cambiado”, detalla Fernando Girón. “Enrique Cruz e Inova Solutions nos han ayudado a dar un paso adelante en ventas, en nuestra calidad de servicio y organización. Lo que era un problema complejo ahora se ha convertido en una ventaja comercial, en tan solo tres (03) meses. Y lo que es más notable, se ha hecho con una inversión moderada, utilizando un conjunto de herramientas de Microsoft que ya teníamos. Esta es una prueba de que tener el socio adecuado marca la diferencia y una declaración en lo que respecta a nuestra confianza en Microsoft.”
(*) Enrique Cruz es Ingeniero en Tecnologías de la Información con un MBA en Marketing y Ventas. Con una experiencia considerable en infraestructura de TI y administración de seguridad, Enrique está cambiando la forma en que las empresas implementan y utilizan la tecnología de Microsoft en Ecuador. Clientes como Jabonería Wilson, Automotores y Anexos (AYASA), Edimca y Aglomerados Cotopaxi, Fabara Abogados, Corporación Superior, GAD Municipalidad de Ambato y otros están experimentando los beneficios de Power Apps y Power Automate, convirtiendo procesos manuales en soluciones readymade al alcance de compañeros y clientes, poniendo el poder de la información al alcance de todos.
(*) En Inova Solutions, estamos reescribiendo la historia de nuestros clientes, brindando soluciones listas para usar que convierten los desafíos en oportunidades. Nuestro viaje se basa en una metodología personalizada para la adopción e implementación de Microsoft Azure a través de nuestro propio "Grupo de trabajo de Azure" y la "Solución de mejora de la productividad en la nube de Inova Solutions", que se enfoca específicamente en los desafíos de incrementar el uso de Microsoft 365 en el lugar de trabajo.
Inova Solutions ha demostrado compromiso, determinación y enfoque en la implementación y utilización de las tecnologías de Microsoft. Este enfoque y pasión por Microsoft Cloud ha dado como resultado un incremento anual en las ventas de Microsoft Cloud de más del 78 %. Y aún no hemos terminado con el año fiscal. Esto demuestra claramente que Inova Solutions está creciendo no solo en ventas, sino también porque proporciona soluciones a la medida y un soporte técnico insuperable.